La teoría administrativa y la motivación

Alguien que conozco hace un tiempo lo ascendieron a director de un negocio, al hacerlo el su jefe le confirmo el ascenso, manteniendo la siguiente charla:

-De ahora en adelante tu podrás planificar tu trabajo y decidir como quieres hacerlo lo único importante, es que logres las metas propuestas, en los tiempos estipulados, también tendrás mas gente a tu cargo que tendrán que reportarse contigo, estoy seguro, que esta libertad que te otorgamos, te motivara mucho y aumentara tu productividad y la del grupo a tu cargo.

Administra con éxito tu tiempo usando la tecnica del time-boxing (Parte 2)

Debido al éxito de este articulo de time-boxing, vamos a ampliar el concepto y uso de esté.

El time-boxing o caja de tiempo es una tecnica que consiste en asignar una periodo corto  de tiempo a la tarea o grupo de tareas que queremos o debemos realizar. En vez de trabajar hasta terminar la tarea uno se dispone a hacerlo en pequeños lapsos de tiempo.

Hoy vamos a hablar de algunas de las ventajas de su aplicación y consejos prácticos de donde y como aplicarla:

Tareas engorrosas o desagradables: Este tipo de tareas que suelen desmotivarnos y hacer que finalmente las abandonemos, son especialmente recomendadas para aplicarles esta técnica, mientras más engorrosa, mas necesario dividirla en segmentos. Por un lado nos permite avanzar en estas tareas y por el otro que no invadan todo nuestro tiempo con el extra de lograr periodos de concentración máxima. Y lo mas importante podemos motivarnos al conseguir las metas paulatinas para completar la tarea, dándonos una agradable sensación de logro.

Asignar un tiempo a las tareas mosquito: Nos permite un mejor aprovechamiento del tiempo con esas pequeñas tareas que pueden generar interrupciones y son insignificantes para agendarlas y hacerlas por separado consume mucho mas tiempo que hacerlas todas de un solo tirón, ejemplo: responder un e-mail, realizar un llamado y hacer una lista de compras.

Disminuye la tendencia a procrastinar  Al eliminar la urgencia de terminar la tarea, y tomar solo un segmento de tiempo es mas simple concentrarse en avanzar y conseguir logros, incluso si la tarea lo permite, a veces conviene usar una caja abierta, esto significa que si nos falta poco para terminarla podemos decidir si continuar o no.

Tareas que suelen postergarse: Generalmente se trata de cosas que tratamos de evitar cociente o inconscientemente por algo, una buena ventaja es que al obligarnos por un corto periodo de tiempo a concentrarnos en esa tarea, podemos llegar a generar suficiente impulso para querer seguir, para eso podemos usar una caja de tiempo abierta, y darle una nueva caja de tiempo para continuar.

Evitar el perfeccionismo: Hay actividades o tareas en las que a veces buscamos una perfección extrema, y el tiempo se nos escapa pensando como mejorar, o retocando detalles insignificantes, para este tipo de actividades nos conviene usar cajas de tiempo cerradas, es decir si son 30 minutos al finalizar paro antes de seguir dando vueltas al asunto.

Máxima concentración: Al saber que se dispone de un lapso de tiempo corto, se dejan de lado todo tipo de distracciones y logras una concentración total con la actividad en cuestión, esto aumenta la productividad

Conciencia del tiempo: Generalmente las tareas muy largas, o las que realizas de modo desordenado evitan que tomes conciencia de cuanto tiempo te llevo realizarlas, las cajas de tiempo evitan esto ya que tu sabrás cuantas cajas de tiempo ocupaste. Da mayor conciencia sobre lo hecho y si anotas tus espacios de tiempo al final del día podrás analizar como lo ocupaste y sus resultados logrando una mejoría y retroalimentación continuas en la administración de tu tiempo.

Mejores resultados: Sólo se tiene la máxima eficacia si se equilibra adecuadamente los periodos de trabajo y descanso. Time-boxing ofrece un marco ideal para que este equilibrio suceda. La clave es encontrar tu propio ritmo.

Equilibrar nuestro tiempos: Al tener mas programado nuestro tiempos nos permite ser mas equilibrados en el uso de nuestro tiempo, ya sea ocio familia o trabajo y que una tarea o trabajo no invada las otras áreas.

Limitar los roba-tiempos: Si te pones cajas de tiempos para actividades que suelen succionar tiempo de lo que te gustaría, veraz incrementar enormemente tus rendimientos, por ejemplo acotar a un boxing de 20 minutos el revisar mails, el uso de internet, o lo que sea que suele quitarte mas de lo que te gusta.

Conviene colocar las tareas importantes en nuestros periodos de máxima energía, principios de semana, en la mañana temprano, es adaptar la tecnica a nuestra vida, Permite agrupar tareas pequeñas y dividir las grandes obteniendo mayor sensación de logro y de ese modo aumentar nuestra motivación. Podemos usar recompensas para nuestros periodos de descanso. Otro consejo es que dejes ciertas cosas secundarias para mas tarde, no empieces el día viendo facebook o revisando el mail deja eso para luego de terminar con lo importante, para el periodo de descanso y asigna una caja de tiempo corta y cerrada.

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Administra con éxito tu tiempo usando la tecnica del time-boxing

El time-boxing (en ingles cajas de tiempo) es una tecnica que se usa para tareas largas y que no son prioritarias, por ejemplo leer un libro, hacer un curso de fotografía, ordenar archivos, etc. La técnica consiste en destinar una porción de tiempo diario o semanal, dependiendo de la planificación inicial, a trabajar concienzudamente en una tarea. Y, después de ese tiempo, desentendernos de ella hasta el día siguiente o hasta el momento en el que hayamos decidido volver a trabajar en ella.

Esta tecnica tiende a combatir dos enemigos a la hora de realizar una actividad, uno es la procrastinación (posponer la tarea para dedicarnos a algo mas placentero) y la ley de Parkinson (El trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible para su realización), otro bondad de esta tecnica es su elasticidad, a diferencia de la tecnica del pomodoro que hablamos anteriormente, los periodos de tiempo no son rígidos, se pueden usar periodos de entre 30 minutos a dos horas con buenos resultados. 

Por la filosofía de esta tecnica es bueno usar periodos cortos para evitar interrupciones, y concentrarse en lo que se esta haciendo, es también útil usarla para por ejemplo evitar perder el tiempo, por ejemplo, revisare los mails y navegare por internet solo una hora, y luego sigo con mis actividades programadas, también es muy bueno para tareas que nos desagradan, pero debemos hacer, en este caso al usar un periodo corto y concentrado producimos avances pero evitamos la frustración y falta de motivación de hacerlo ya que solo dedicamos un periodo corto a hacerlo.

Es importante también crear micro objetivos, es decir pequeñas metas de lo que pretendemos hacer para sentir también la gratificación de concertarlas, y al ser una tecnica que permite elasticidad a veces nos da la posibilidad de que si vemos que podemos terminar con 5 minutos mas y disponemos de ese tiempo podamos en vez de seguir al otro día o semana ponerle fin inmediatamente.

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La tecnica Pomodoro para organizar tu tiempo.

Un correcto uso del tiempo es fundamental para alcanzar el éxito en cualquier tarea que te propongas, sea profesional o personal, una buena organización del tiempo debe abarcar, el uso productivo del tiempo es decir, de los periodos de trabajo como también de los tiempos de descanso.

En este articulo quiero contarte acerca de la tecnica Pomodoro, fue desarrollada por Francesco Cirillo a fines de los años 80, en esa época cuando el era estudiante diseño esa tecnica,  fue llamada así porque al crearla uso un clásico reloj de cocina con forma de tomate.

Tener en cuenta que cada ciclo de 25 minutos mas los 5 minutos de descanso, equivalen a un pomodoro, la tecnica básicamente consiste en aplicar cinco sencillos pasos: 

1. Decidir la tarea a realizar.
2. Poner el reloj o cronómetro a 25 minutos.
3. Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar una X.
4. Tomar un pausa breve (5 minutos).
5. Cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

Lo que necesitas para aplicar la tecnica es un reloj, un lápiz y un papel, donde vas rellenando la tabla, otra forma es usar software, si lo que vas a hacer es usarlo en alguna actividad en la que usas la computadora.

Algunas variantes de software para usar la tecnica de pomodoro son:

tomighty, mypomodoro, pomodairo, pomotime (Dar click sobre el nombre del software y te llevara a la pantalla de descarga)

En lo personal creo que la tecnica esta bien para empezar aunque yo prefiero otro tipo de organización que me parece mucho mas efectiva, y menos rígida ya que depende de la tarea, de nuestra energía, de nuestra concentración armar un plan acorde a nosotros, pero si puedo asegurarte que este plan funciona mucho mejor que ningún plan ;).

Mas adelante hablare de una tecnica que suelo usar con mejores resultados, por mientras espero que hayan disfrutado de este articulo y se suscriban, también están invitados a compartir sus experiencias y sugerencias, y por supuestos que pueden compartir este y cualquier otro articulo de la pagina mediante el link y ayudar con la promoción del blog, un saludo muy grande para todos.