El time-boxing o caja de tiempo es una tecnica que consiste en asignar una periodo corto de tiempo a la tarea o grupo de tareas que queremos o debemos realizar. En vez de trabajar hasta terminar la tarea uno se dispone a hacerlo en pequeños lapsos de tiempo.
Hoy vamos a hablar de algunas de las ventajas de su aplicación y consejos prácticos de donde y como aplicarla:
Tareas engorrosas o desagradables: Este tipo de tareas que suelen desmotivarnos y hacer que finalmente las abandonemos, son especialmente recomendadas para aplicarles esta técnica, mientras más engorrosa, mas necesario dividirla en segmentos. Por un lado nos permite avanzar en estas tareas y por el otro que no invadan todo nuestro tiempo con el extra de lograr periodos de concentración máxima. Y lo mas importante podemos motivarnos al conseguir las metas paulatinas para completar la tarea, dándonos una agradable sensación de logro.
Asignar un tiempo a las tareas mosquito: Nos permite un mejor aprovechamiento del tiempo con esas pequeñas tareas que pueden generar interrupciones y son insignificantes para agendarlas y hacerlas por separado consume mucho mas tiempo que hacerlas todas de un solo tirón, ejemplo: responder un e-mail, realizar un llamado y hacer una lista de compras.
Disminuye la tendencia a procrastinar Al eliminar la urgencia de terminar la tarea, y tomar solo un segmento de tiempo es mas simple concentrarse en avanzar y conseguir logros, incluso si la tarea lo permite, a veces conviene usar una caja abierta, esto significa que si nos falta poco para terminarla podemos decidir si continuar o no.
Tareas que suelen postergarse: Generalmente se trata de cosas que tratamos de evitar cociente o inconscientemente por algo, una buena ventaja es que al obligarnos por un corto periodo de tiempo a concentrarnos en esa tarea, podemos llegar a generar suficiente impulso para querer seguir, para eso podemos usar una caja de tiempo abierta, y darle una nueva caja de tiempo para continuar.
Evitar el perfeccionismo: Hay actividades o tareas en las que a veces buscamos una perfección extrema, y el tiempo se nos escapa pensando como mejorar, o retocando detalles insignificantes, para este tipo de actividades nos conviene usar cajas de tiempo cerradas, es decir si son 30 minutos al finalizar paro antes de seguir dando vueltas al asunto.
Máxima concentración: Al saber que se dispone de un lapso de tiempo corto, se dejan de lado todo tipo de distracciones y logras una concentración total con la actividad en cuestión, esto aumenta la productividad
Conciencia del tiempo: Generalmente las tareas muy largas, o las que realizas de modo desordenado evitan que tomes conciencia de cuanto tiempo te llevo realizarlas, las cajas de tiempo evitan esto ya que tu sabrás cuantas cajas de tiempo ocupaste. Da mayor conciencia sobre lo hecho y si anotas tus espacios de tiempo al final del día podrás analizar como lo ocupaste y sus resultados logrando una mejoría y retroalimentación continuas en la administración de tu tiempo.
Mejores resultados: Sólo se tiene la máxima eficacia si se equilibra adecuadamente los periodos de trabajo y descanso. Time-boxing ofrece un marco ideal para que este equilibrio suceda. La clave es encontrar tu propio ritmo.
Equilibrar nuestro tiempos: Al tener mas programado nuestro tiempos nos permite ser mas equilibrados en el uso de nuestro tiempo, ya sea ocio familia o trabajo y que una tarea o trabajo no invada las otras áreas.
Limitar los roba-tiempos: Si te pones cajas de tiempos para actividades que suelen succionar tiempo de lo que te gustaría, veraz incrementar enormemente tus rendimientos, por ejemplo acotar a un boxing de 20 minutos el revisar mails, el uso de internet, o lo que sea que suele quitarte mas de lo que te gusta.
Conviene colocar las tareas importantes en nuestros periodos de máxima energía, principios de semana, en la mañana temprano, es adaptar la tecnica a nuestra vida, Permite agrupar tareas pequeñas y dividir las grandes obteniendo mayor sensación de logro y de ese modo aumentar nuestra motivación. Podemos usar recompensas para nuestros periodos de descanso. Otro consejo es que dejes ciertas cosas secundarias para mas tarde, no empieces el día viendo facebook o revisando el mail deja eso para luego de terminar con lo importante, para el periodo de descanso y asigna una caja de tiempo corta y cerrada.
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